El área de Recursos Humanos

El departamento de Recursos humanos

En este departamento se organizan, dirigen, coordinan, retribuyen y estudian las actividades de los trabajadores de una empresa.

La política de gestión de los RRHH en la empresa tiene una gran importancia, que se basa en el reconocimiento a los trabajadores como uno de los activos más importantes para conseguir los objetivos marcados por la organización.

Un departamento de RRHH se organiza a partir de dos factores principales: el tamaño y la actividad de la empresa.

En este departamento puede haber uno o varios niveles jerárquicos, existe un director de departamento, y está formado por personal especializado en funciones concretas.

Organización del departamento de RRHH

Se denomina Cultura empresarial al conjunto de valores compartidos, formas de pensar y normas que determinan el comportamiento de las personas que prestan sus servicios en la empresa.

Organización formal e informal

Son aquellas en las que se asignan unas tareas concretas, estos departamentos establecidos así de forma oficial constituyen lo que se conoce como organización formal.

La organización formal define los niveles de jerarquía.

Paralelamente a la organización formal surgen, de forma espontánea y debido a las relaciones personales, los canales de comunicación, los líderes, etc. Una organización paralela que se conoce como organización informal.

Cuando se nombre a un jefe de departamento se intentará que sea la persona que ejerce mayor influencia en el grupo.

ORGANIZACIÓN FORMAL	ORGANIZACIÓN INFORMAL
La establece la dirección	Surge espontáneamente
Las relaciones las marca la posición jerárquica	Las relaciones se establecen por amistad, afinidades o enemistad, etc.
La autoridad la ejercen los directivos	La <<autoridad>> pueden ejercerla las personas a las que sus compañeros consideran <<líderes>>
Las actividades las marca la dirección	Las actividades se realizan voluntariamente
Persiguen fines empresariales	No tienen por qué perseguir los fines de la empresa
Los grupos de trabajo se forman por departamentos	Los grupos se forman por amistad y afinidad, etc.
La comunicación sigue caminos jerárquicos	La comunicación se establece por conversaciones espontáneas, rumores, contactos en los descansos, etc.

Organización jerárquica

Es un sistema basado en la autoridad del jefe, al que la alta dirección indica los objetivos para que se responsabilice de ellos.

La comunicación es descendente, esto es, de la dirección hacia los cuadros medios, y de ellos hacia los subordinados, que son meros ejecutores de las órdenes que reciben de la dirección.

La organización jerárquica establece distintos niveles, de mayor a menor categoría.

Dirección por objetivos

La dirección por objetivos consiste en subdividir los objetivos generales de la empresa, en un determinado periodo, en objetivos parciales que se asignan a cada departamento o área de la empresa, que tendrá autonomía suficiente para alcanzarlos.

La división de la empresa en diferentes departamentos se conoce como departamentalización. Esta división en departamentos se representa de forma gráfica mediante organigramas.

Funciones del departamento de RRHH

Las funciones que se desarrollan en el departamento de RRHH varían de una empresa a otra.

Función de empleo.

Esta función comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y formación del personal.

Las tareas principales:

v  Planificación de plantilla

v  Descripción de los puestos de trabajo

v  Selección del personal

v  Definición del perfil profesional de los candidatos a un puesto de trabajo

v  Formación del personal

v  Acogida e inserción del nuevo personal

v  Tramitación de despidos

v  Tramitación de suspensiones de empleo

Función de administración de personal.

La gestión del personal de una empresa requiere una serie de tareas administrativas, como:

v  Elección y formalización de los contratos

v  Gestión de nóminas y seguros sociales

v  Control del absentismo

v  Régimen disciplinario

v  Gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas por enfermedad, movilidad de la plantilla.

Función de retribución

Función de desarrollo de los RRHH

Función de Relaciones laborales

Función de Servicios sociales

Estos servicios sociales pueden ser:

v  Economatos

v  Guarderías

v  Residencias de vacaciones

v  Becas y ayudas para estudios

v  Servicios médicos de empresa

v  Seguros colectivos de vida

v  Clubes deportivos y centros recreativos

v  Seguros complementarios de jubilación y enfermedad

La comunicación en el área personal

Las empresas deben establecer un sistema de comunicación que permita captar información, tanto interna como externa,  y canalizarla para conseguir los objetivos marcados.

Clases de comunicación

Comunicación descendente

Se transmite desde las jerarquías superiores a los subordinados, y su objetivo es que se cumplan una serie de normas u órdenes. La empresa informa a los niveles intermedios e inferiores sobre aspectos como:

v  Objetivos de la empresa

v  La cultura de la empresa

v  Órdenes que deben ser cumplidas

v  Imagen que deben ofrecer los trabajadores de la empresa

v  Características de los puestos de trabajo y tareas que se desempeñan

v  Maneras de realizar el trabajo

v  Planes de producción, medios de control, etc.

v  Medidas para la gestión del personal

v  Información sobre procedimientos formativos

Comunicación ascendente

Se produce desde los niveles jerárquicos inferiores de la empresa hacia los superiores. Suelen ser opiniones, reclamaciones, quejas y sugerencias.

Comunicación horizontal

La comunicación horizontal, también denominada comunicación lateral, es la que se produce entre los departamentos y personas del mismo nivel. Consiste en trabajos conjuntos, puestos en común, resolución de asuntos laborales, etc.

Comunicación escrita

Normalmente la comunicación escrita en la organización formal de la empresa se realiza por escrito para que quede constancia.

Comunicaciones escritas

Circulares internas     Avisos     Memorándum     Inf. De Personal     Boletines

El expediente personal

Es un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador de la empresa, su formación, trabajos desempeñados, funciones, altas, bajas y tipos de contratos laborales que ha tenido, etc.

v  Carpetilla. Contenedor en que se guarda el expediente.

v  Extracto o resumen. Hoja en la que se anota cada uno de los documentos de que consta el expediente personal.

v  Documentación. Diferentes documentos que forman el expediente.

Documentos más frecuentes de un expediente:

v  Carta de solicitud de empleo

v  Currículum Vitae

v  Ficha con los datos más frecuentes

v  Copia del contrato de trabajo

v  Copia de la documentación relativa a la Seguridad Social

v  Cursos de formación permanente realizados en la empresa y en otras instituciones públicas y privadas

v  Títulos de otros estudios realizados

v  Resultados de la prueba de selección a que fue sometido el candidato

v  Título de los estudios acreditados para conseguir el puesto de trabajo

v  Perfil detectado en la entrevista de selección

La clasificación de los expedientes de los trabajadores dependerá del tamaño de la empresa, así tenemos que:

v  Pequeñas empresas. La forma más sencilla consiste en ordenar los expedientes alfabéticamente.

v  Grandes empresas. Es en el departamento de personal donde se gestionarán y guardarán los expedientes personales de los trabajadores

La motivación en el trabajo

La motivación es todo aquello que impulsa a una persona a hacer algo; y si se trata de la motivación en el trabajo, implicaría todo aquello que impulse al individuo a realizar lo mejor posible su trabajo.

v  Motivaciones internas. Depende del carácter que tenga cada persona, y provienen de la voluntad interior

v  Motivaciones externas. Vienen determinadas por la condición de trabajo, salario, relaciones con los compañeros, etc.

Teoría de las motivaciones

Elton Mayo creó la teoría de las relaciones humanas. Frederick Taylor con la aplicación de los métodos tan rigurosos que solo buscaba obtener mayor productividad y consideraban al trabajador como un hombre-máquina.

En el fondo de todas estas teorías subyace el hecho de que las personas se mueven para satisfacer sus propias necesidades.

Teoría de Maslow. Jerarquía de las necesidades humanas

Para satisfacer el gusto que se experimenta una vez cumplido el deseo.

v  Las primeras necesidades que deben satisfacer son las fisiológicas.

v  Una vez satisfechas estas primeras necesidades, se tiene necesidad de seguridad, por ejemplo estabilidad de empleo, protección contra daños materiales y personales, etc.

v  Cubiertas las necesidades básicas, surgen las necesidades sociales o de pertenencia a grupos, que hace que las personas se sientan aceptadas.

v  A continuación tenemos las necesidades de estima o necesidades de aprecio, reconocimiento y respeto de los demás.

v  Por último surgen las necesidades de autorrealización, es decir, la necesidad de realización de valores personales o desarrollo del potencial propio para llegar a aquello que se es capaz de ser.

Maslow, una necesidad satisfecha no es motivadora, sino que son las necesidades insatisfechas las que pueden motivar

Teoría X

ü  Las personas son indolentes

ü  Trabajan lo menos posible

ü  Necesitan que se les presione

ü  No quieren asumir responsabilidades

    Teoría Y

v  Las personas son creativas

v  Son trabajadoras y colaboradoras

v  Asumen responsabilidades

v  Están motivadas y tienen afán de perfeccionamiento

La motivación en la actualidad

Todos trabajamos mejor si la organización, nuestros jefes y compañeros nos valoran, reconocen y motivan.

Los factores de motivación se clasifican en tres niveles:

v  Niveles de motivación más elementales: Salario, turnos, lugar de trabajo, seguridad social, etc.

v  Razones personales: acceso a la formación, trabajar de acuerdo con la propia vocación o posibilidad de desarrollar una carrera profesional.

v  Transcendentales: Son de un orden superior. Valores, relevancia social, o reconocimiento de los compañeros.

Política de retribuciones

Los trabajadores deben percibir unas remuneraciones adecuadas a la categoría profesional, teniendo en cuenta la responsabilidad y las exigencias.

Las empresas competitivas han establecido políticas salariales basadas en la eficacia. Esto genera un ambiente de motivación por el logro y el esfuerzo.

Encuestas

Esta herramienta se utiliza para conocer la situación real de los trabajadores.

Las empresas que las utilizan mejoran las comunicaciones internas, ya que el personal está concienciado de que su opinión es necesaria para conocer la calidad del clima laboral.

Clima laboral. Es el medio ambiente humano y físico en el que se desarrolla el trabajo. Influye en la satisfacción y, por lo tanto en la productividad.

El control del personal

El control del personal se puede enfocar desde un doble aspecto:

v  Aspectos disciplinarios

v  Control de los objetivos marcados por la dirección

Control de los objetivos marcados por la dirección

En toda empresa se debe establecer un sistema de control capaz de medir los resultados alcanzados y de contrastarlos con los objetivos marcados inicialmente.

La dirección de la empresa estudiará el funcionamiento de los departamentos o personas responsables de que no se cumplan los objetivos, y adoptará las medidas necesarias para corregir las desviaciones producidas.

La eficacia del sistema del control dependerá en gran medida del sistema de captación de la información que se haya establecido.

v  Encuestas

v  Informes de mandos intermedios

v  Auditorías internas

v  Análisis de la asistencia

v  Quejas, peticiones de traslado o reclamaciones

Control disciplinario

Este control es especialmente relevante cuando se trata de absentismo laboral, es decir, el número de horas o de jornada de trabajo perdida en un determinado periodo de tiempo.

Parte médico de baja	3 días para presentarlo en la empresa desde la fecha de expedición
Parte de confirmación de baja	El médico lo firma el cuarto día
Segundo parte de confirmación y sucesivo	A la semana
Parte médico de alta	El trabajador lo entregará a la empresa en 24 horas desde que lo recibe

El control del absentismo laboral

El control del absentismo laboral es una de las tareas principales del departamento de recursos humanos y se puede definir como el conjunto de ausencias de los trabajadores en un determinado centro de trabajo, ya sean justificadas, por incapacidad temporal, permisos…, o no justificadas, como falta de asistencia, retrasos, salir a fumar, etc.

El absentismo puede ser causa de la extinción del contrato de trabajo por voluntad del empresario.

Las principales causas del absentismo laboral son:

·         Licores, drogas, vida nocturna

·         Falta de motivación

·         Insomnio y stress laboral

·         Enfermedades gripales y enfermedades pulmonares o respiratorias

El absentismo injustificado está relacionado con el incumplimiento del horario del trabajo, bien por las faltas de asistencia al trabajo sin justificar

Incapacidad temporal (IT) es la situación en que se encuentra el trabajador que está imposibilitado temporalmente por una enfermedad o un accidente y necesita asistencia sanitaria

El absentismo justificado por incapacidad laboral se controla a partir de los partes médicos y de las mutuas, con el fin de cuantificarlo e identificar qué lo provoca, ya que en algunos casos la empresa puede intervenir para reducirlo aplicando una correcta política de prevención de riesgos laborales

El control de horario

El principal objetivo es garantizar el cumplimiento de horario de los trabajadores. Son varios los sistemas para controlar el tiempo de trabajo. Parte de firmas, control de tarjeta digital, etc.

En la actualidad, por huella digital, controlan las entradas y salidas de sus empleados de forma segura.