Obligaciones Contables de los empresarios
Según el artículo 25 del Código de Comercio: “Todo empresario deberá
llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que
permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la
elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin
perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro
de inventarios y cuentas anuales y un libro Diario”.
En este artículo se establece que todos los empresarios tienen la
obligación de llevar un contabilidad y que los libros obligatorios que
deben llevar son :
o
El Libro Diario
o
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
A pesar de que el código de comercio indica esta obligatoriedad, es la
legislación fiscal la que realmente impone la llevanza de determinados
libros en función del tipo de empresa, persona física o persona jurídica, y el
régimen de estimación de rendimientos elegido.
Obligaciones fiscales
Desde el punto de vista fiscal, podemos agrupar las empresas en dos grandes
grupos:
o
Las personas físicas, sociedades
civiles y comunidades de bienes que tributan por el Impuesto Sobre las
Renta de las Personas Físicas (IRPF)
o
Las Sociedades Mercantiles que
tributan el Impuesto de Sociedades (IS)
Obligaciones de los Empresarios Personas Físicas
Los empresarios personas físicas y profesionales sujetos a IRPF
tendrán obligaciones contables y registrales que dependerán del régimen de
determinación de los rendimientos, así como de tipo de actividad, según la
Agencia Estatal Tributaria las obligaciones de estos empresarios son:
1.
Empresarios mercantiles en estimación
directa normal: Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General
de Contabilidad.
2.
Empresarios no mercantiles en
estimación directa normal y todos los empresarios en estimación directa
simplificada:
o
Libro registro de ventas e ingresos
o
Libro registro de compras y gastos
o
Libro registro de bienes de inversión
3.
Profesionales en estimación directa, en
cualquiera de sus modalidades:
o
Libro registro de ingresos
o
Libro registro de gastos
o
Libro registro de bienes de inversión
o
Libro registro de provisiones de fondos y
suplidos
4.
Empresarios y profesionales en estimación
objetiva:
o
Libro registro de bienes de inversión
(únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones)
o
Libro registro de ventas e ingresos
(únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen
función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades
agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos
naturales)
Además en relación al IVA deberán llevar los siguientes libros:
1.
Empresarios y profesionales en régimen
general:
1.
o
Libro registro de facturas expedidas
o
Libro registro de facturas recibidas
o
Libro registro de bienes de inversión
2.
Empresarios en régimen simplificado:
o
Libro registro de facturas recibidas
3.
Empresarios en Recargo de equivalencia
o
Libro registro de facturas recibidas (por
actividades en otros regímenes)
4.
Empresarios en REAG y P
o
Libro
registro de operaciones en REAG y P.
Obligaciones de las Sociedades Mercantiles
Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de
Contabilidad, es decir Libro Diario y Libro de inventarios y Cuentas
Anuales. Además llevarán un libro de Actas.
Las sociedades anónimas y comanditarias por acciones llevarán un
Libro de acciones nominativas y las sociedades limitadas un Libro
registro de socios
En relación al IVA deberán llevar los siguientes libros:
o
Libro registro de facturas expedidas
o
Libro registro de facturas recibidas
o
Libro registro de bienes de inversión
Los Documentos Contables
Como indicamos al inicio de la Unidad,
existen dos libros contables obligatorios derivados de las nomas mercantiles:
o
El Libro de Inventarios y Cuentas
Anuales
o
El Libro Diario
LIBROS
PRINCIPALES
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: El libro de inventarios y cuentas anuales se
abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se
transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. También recogerá
el inventario o Balance de Final de cierre del ejercicio y las Cuentas Anuales.
El Libro Diario: Es un documento que registra, ordenadas por
fechas, las operaciones contables que una empresa realiza. Las operaciones
se contabilizan mediante asientos contables, estos asientos se pueden
registrar día a día o, en periodos no superiores a un mes, en este último
caso se deben utilizar libros auxiliares.
Libro Mayor: No es un libro obligatorio. Recoge los movimientos
de cada cuenta.
Libros
Auxiliares
No son obligatorios. Son libros que
registran de forma detallada la información registrada en los libros
principales.
Cada empresa determinarás los libros
auxiliares que necesita.
Los más utilizados son:
Libro de Almacén: Sirve para controlar los movimientos de cada
producto o artículo que la empresa comercializa o fabrica. En él se recogerán
las entradas, salidas y las existencias del artículo en cuestión. La forma más
habitual es mediante el uso de las Fichas de Almacén
Libro auxiliar de Pagos: Permiten conocer los pagos que tiene pendiente la
empresa en cada momento.
Libro auxiliar de Cobros: Permiten conocer los cobros que tiene pendiente la
empresa en cada momento.
Otros
documentos contables
Las operaciones que realiza la empresa van
acompañadas por uno o varios documentos que sirven de justificantes.
Para realizar las anotaciones contables,
siempre debemos utilizar la información que se desprenda de estos
documentos-justificantes.
Los documentos-justificantes más
habituales en contabilidad son:
o
Facturas y albaranes de compras y ventas.
o
Facturas de abono o rectificativas de
compras y ventas
o
Documentos justificativos de cobros y
pagos: Cheques, letras, recibos, transferencias, notas de caja
o
Modelos de declaraciones de Hacienda
o
Documentos Laborales: Nóminas y Seguros
Sociales.
o
Contratos de arrendamiento, leasing...
Antes de realizar los asientos contables
debemos extraer la información contenida en los documentos y posteriormente
reflejarla en los asientos contables.
La legalización de los libros contables.
Los empresarios están obligados a
legalizar los libros obligatorios contables (Libro Diario y Libro de
inventarios y cuentas Anuales) así como, en el caso de sociedades: los Libros
de Actas, Libro Registro de Socios y Libro registro de acciones nominativas y
Libro registro de la Sociedad.
Los libros se presentarán para su registro
en el Registro Mercantil donde tenga la empresa su domicilio.
Los libros se pueden presentar en formato
digital o en papel.
Los libros, si se realizan mediante
programas informáticos, se imprimirán y se presentarán
encuadernados, de forma que no sea posible la sustitución de las hojas, el
primer folio deberá ir en blanco y el resto numerados correlativamente y en
orden cronológico.
Si los libros se realizan de forma manual,
se presentarán para su legalización antes de ser utilizados.
El plazo para la legalización de los
libros es de cuatro meses después del cierre del ejercicio.
Los empresarios estarán obligados a
conservar los libros y la documentación relativa a su empresa, durante seis
años a partir del último asiento realizado en los libros.
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