Estructura organizativa
Cada
departamento está dividido en áreas
y estas en puestos de trabajo. Además,
encontramos otro puesto que depende directamente de dirección y ese es la recepción.
La
empresa está estructurada en tres departamentos: departamento comercial, departamento financiero y departamento de
Recursos Humanos (RR.HH.)
Puestos de trabajo. Funciones y
tareas comunes
Existen
dos tareas comunes a los distintos
puestos de trabajo, que son las siguientes:
Gestión de la
correspondencia
-
Una
vez que recepción ha distribuido la correspondencia entre los diferentes
departamentos y secciones en las bandejas colgantes dispuestas para este fin,
cada uno procederá a clasificar la suya para su posterior procesamiento según
su contenido y prioridad.
-
Si
desde un puesto se tiene que enviar alguna carta o documentación, será
preparada y depositada en la bandeja de sobremesa de envío por parte de
recepción.
-
Se
recibirán notas internas de los distintos puestos de trabajo ofreciendo la
información solicitada y dado solución a los problemas planteados por otros
puestos de trabajo.
-
En
caso de necesitar pedir información o plantear alguna cuestión a otros y no
pueda hacer a través de las bandejas de correspondencia interna, se rellenará
una nota o correo electrónico.
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Fungible: Algo que se consume con el
uso, es decir, no puede inventariarse o almacenarse
|
Adquisición de
material fungible
-
Se
adquiere el material fungible necesario para cada puesto de trabajo. El puesto
que tenga la necesidad de adquirirlo realizará las gestiones directamente con
la empresa suministradora.
-
Se
comunicará a recepción por correo electrónico o por teléfono lo que se ha
pedido, para que a su llegada pueda comprobar que está todo el material
solicitado, así como para obtener información sobre la fecha en que se va a
recibir
Puesto de
almacén: descripción de tareas
Descripción
de tareas del puesto de almacén
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Actividades
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Tareas
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Actividades
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Control de Stock
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Comprobación
de existencias
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Comparación del
volumen de existencias con el stock mínimo
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Confección
de órdenes internas de compra
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Emisión de
órdenes internas de compra
Archivo de
órdenes internas de compra
Recepción de la
nota de pedido y archivo
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Control de entradas de mercancías
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Registro de
entradas de mercancías
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Recepción
(albarán) y comprobación de la mercancía (pedido)
Cumplimentación
de la hoja de recepción
Envío de
albarán o incidencia a compras
Registro en
ficha de almacén
Archivo (copia de albarán)
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Control de salida de mercancías
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Gestión del
serigrafiado
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Recepción de
la nota interna de ventas
Traslado de
la mercancía
Recogida de
la mercancía con la factura
Envío de la factura
a ventas
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Registro de
salida de mercancías
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Recepción
del pedido de venta
Comprobación
de existencias
Registro en
ficha de almacén
Confirmación
a ventas
Gestión del
transporte
Archivo
(copia del pedido)
Gestión del
serigrafiado, si lo hubiese
|
|
Gestión de
devoluciones
|
Gestión del
transportista
Recepción de
la nota de devolución
Registro de salida
con ficha de almacén si procede
|
|
El almacén es un elemento muy
importante para el proceso logístico, puesto que interviene en la recepción de
las mercancías cuando se compran, como en su salida cuando son vendidas a
nuestros clientes, procediendo a su preparación para el envío y entrega al
transportista.
Comprobación
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Procedimiento
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Hay existencias en el
almacén: el pedido puede ser servido
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Registro
de mercancías
en la ficha de almacén
Confirmación
a ventas, mediante
entrega de una de las copias del pedido, con la palabra
<<confirmado>> y la fecha en que se puede servir, para que ventas
proceda a confeccionar el albarán correspondiente
Archivo de la segunda copia de
pedido en la carpeta A-Z Salidas de almacén
Entrega
de la mercancía y del albarán
que nos ha enviado el puesto de ventas al transportista
Recepción
de la carta de portes: el
transportista firmará y nos dejará tres copias; el original se enviará a
ventas, la segunda copia acompañará a la mercancía en el transporte y será
entregada al destinatario y la tercera copia se la quedará el transportista
|
No hay existencias en el
almacén: el pedido no puede ser servido
|
Orden
interna de compra: se
generará una orden con dos copias y se procederá como hemos visto en el
apartado de control de stocks.
Archivo de las copias del
pedido de venta en la carpeta colgante de pedidos recibidos pendientes de
servir
Se enviará a ventas una nota
interna comunicando esta circunstancia
Servicio
de los pedidos pendientes una
vez recibida la mercancía comprada en el almacén iniciándose el proceso de
venta
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Recepción de
albaranes
Comprobación
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Procedimiento
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|
El
albarán
es
correcto
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Recuperar el
pedido de la carpeta de Pedidos emitidos pendientes de recibir
Archivar el pedido
con el albarán en la carpeta colgante Albaranes pendientes de recibir factura
|
|
El albarán es incorrecto
|
Se realizará la reclamación pertinente, intentando
aclarar lo sucedido y buscando una solución satisfactoria antes de que se
emita la factura. La reclamación se podrá realizar telefónicamente o por
escrito, recogiendo la información de la operación. Esto puede dar lugar a
dos casos distintos:
|
|
Mercancía defectuosa: se devolverá toda la mercancía,
quedando a la espera del envío correcto y se confeccionará una nota de
devolución con tres copias. Una se enviará al proveedor, la otra, al puesto
de almacén por correo electrónico o dejándola en la bandeja colgante para
cuando el transportista recoja la mercancía. El pedido seguirá archivado en
la carpeta Pedidos emitidos pendientes de recibir junto con la carta de
reclamación, el albarán incorrecto y la tercera copia de la nota de
devolución
|
Diferencias en la calidad:
Llega más mercancía de la solicitada:
Intentaremos llegar
a un acuerdo con nuestro proveedor, solicitándole una rebaja del precio
original. En caso contrario, se procederá a su devolución
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Descripción de tareas del
puesto de compras
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Funciones
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Tareas
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Actividades
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Elaboración
de fichas
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Elaboración
de fichas de productos
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-
Elaboración
de fichas
-
Archivo
|
Elaboración
de fichas de proveedores/acreedores
|
-
Elaboración
de fichas
-
Archivo
|
|
Análisis
de mercados
|
Análisis de necesidades y
búsqueda de proveedores/acreedores y petición de ofertas
|
-
Búsqueda de
información
-
Solicitud de
información
-
Archivo
-
Recepción de
catálogos y ofertas
|
Selección de
proveedores/acreedores
|
- Comparación de ofertas
- Selección de proveedor/ acreedor
- Negociación de condiciones
- Elaboración de nuevas fichas
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|
Emisión
de pedidos
|
Confección
de pedidos
|
-
Confección
del pedido
-
Registro del
pedido
-
Archivo del
pedido
-
Envío del
pedido al proveedor y copia a almacén
|
Reclamación de pedidos
atrasados
|
-
Localización
de pedidos pendientes
-
Archivos
-
Realización
y envío de la reclamación
|
|
Control de la documentación:
albaranes y facturas
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Recepción de albaranes
|
-
Recepción del albarán desde el
almacén
-
Archivo si es correcto
-
Reclamación si es incorrecto
-
Devolución
-
Emisión de la nota de
devolución
-
Envío a almacén
-
Solicitud de rebaja en el
precio o devolución
-
Archivo de la reclamación
|
Comprobación de facturas
|
-
Recepción de
la factura
-
Localización
del albarán
-
Comprobación
de la factura con el albarán
-
Si es
correcto: seguir con el proceso
-
Si es
incorrecto: reclamación
-
Registro de
la factura
-
Envío de la
factura a otro puesto
-
Archivo de
la factura, el albarán, el pedido y la OID
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Tareas comunes:
gestión de correspondencia y adquisición de material fungible
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||
Descripción de tareas del puesto de
ventas
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Funciones
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Tareas
|
Actividades
|
Recepción de pedidos y envío de la
mercancía
|
Elaboración
de fichas de clientes
|
- Elaboración de fichas
- Archivo
|
Recepción de
pedidos
|
-
Registro
-
Envío a
almacén
-
Archivo
|
|
Envío de la
mercancía: emisión de albaranes y gestión del transporte
|
- Recepción de la confirmación del
pedido
- Gestión del transporte
- Recepción de carta de portes
- Recepción de albarán conformado
- Archivo de diversa documentación
- Recepción de albarán conformado
- Recepción de la factura resumen de
transportista y envío a otros puestos
|
|
Facturación
|
Emisión de facturas
|
- Confección de la factura
- Envío al cliente
- Registro
- Envío a otro puesto
- Archivo
|
Servicio de serigrafía y
grabación
|
Gestión de
estampillado
|
-
Recepción
factura
-
Archivo
-
Envío de
factura a otros puestos
-
Comunicación
a almacén
-
Comunicación
a la empresa de serigrafía
-
Solicitud
del cliente y entrega del logotipo
|
Atención
al cliente y servicio posventa
|
Atención a las reclamaciones
|
- Archivo
-
Registro en
ficha
-
Recepción de
la reclamación
-
Resolución
de la reclamación
|
Tareas
comunes: gestión de correspondencia y adquisición de material fungible
|
||
Descripción de tareas del puesto de
recepción
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|||
Funciones
|
Tareas
|
Actividades
|
|
Control de
correspondencia de entrada de material fungible
|
Control de correspondencia
|
-
Clasificación del correo
-
Registro de las entradas
-
Archivo informático de los correos
electrónicos
-
Distribución entre los diferentes
departamentos
|
|
Entrada de material fungible
|
-
Recepción
-
Pago en efectivo
-
Entrega de la documentación a tesorería
|
||
Control de
correspondencia de salida
|
Control de correspondencia
|
-
Recepción de los documentos de los diferentes
puestos
-
Registro de las salidas
-
Envío de la correspondencia
-
Archivo informático de los correos electrónicos
|
|
Atención a llamadas
telefónicas
|
Atención de llamadas entrantes
|
-
Atención de las llamadas telefónicas entrantes
-
Registro en nota telefónica de los datos
-
Transferir la llamada al departamento
correspondiente
|
|
Inventario y pedido
del material de oficina
|
Control de inventario
|
-
Inventario inicial
-
Atender las demandas de los diferentes
trabajadores
-
Realizar pedidos de material fungible
-
Registrar las entradas/salidas en la ficha
|
|
Pedido de material de oficina para el aula
|
-
Controlar el volumen de existencias
-
Solicitar a la gerencia la compra de material
|
||
Funciones de
marketing
|
Confección de catálogos, listado de precios, ofertas,
promociones y tarjetas de visita
|
-
Confección de documentos
-
Envío a clientes y comunicado a ventas
-
Archivo
|
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